COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS CREIL – ESPEL
BELEIDSPLAN 2018 – 2022
INHOUDSOPGAVE
- Inleiding
- Materiële en financiële aangelegenheden
- Begroting, collecterooster, jaarrekening en administratie
- Inrichting administratie
- Beleid administratie
- Financieel status quo
- Financieel beleid
INLEIDING
Onze gemeente bestaat uit PKN gemeente Creil – Espel.
TAKEN VAN HET COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS
Het college van kerkrentmeesters heeft tot taak:
- Het in overleg met en in verantwoording aan de kerkenraad scheppen en onderhouden van de materiële en financiële voorwaarden voor het leven en werken van de gemeente door:
- Het meewerken aan de totstandkoming van het beleidsplan, de begroting en de jaarrekening van de gemeente overeenkomstig het bepaalde in ordinantie 4-7-1 en het bepaalde in de artikelen 6 en 7.
- Het zorgdragen voor de geldwerving.
- Het zorgdragen voor het beschikbaar zijn van ruimten voor de eredienst en de andere activiteiten van de gemeente.
- Het beheren van de goederen van de gemeente.
- Het verzorgen van het, in het beleidsplan en de begroting geformuleerde, personeelsbeleid.
- Het zorgdragen voor de arbeidsrechtelijke aangelegenheden van hen die krachtens arbeidsovereenkomst bij de gemeente werkzaam zijn op niet-diaconaal terrein.
- Het fungeren als opdrachtgever van kosters en beheerders van gebouwen en ander beherend en administratief personeel dat op al dan niet op grond van een arbeidsovereenkomst voor de gemeente werkzaam is.
- Het bijhouden van de registers van de gemeente, het doopboek, het belijdenisboek en het trouwboek.
- Het beheren van de archieven van de gemeente.
- Het beheren van de verzekeringspolissen.
Met het oog op deze taken zijn de leden van het college van kerkrentmeesters vrijgesteld van het vervullen van haar pastorale en missionaire roeping en herderlijke zorg.
SAMENSTELLING VAN COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS
Het college van kerkrentmeesters bestaat zo mogelijk uit een gelijk aantal leden per dorp. Minstens drie leden van het college van kerkrentmeesters per dorp zijn lid van de kerkenraad.
BESLUITVORMING COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS
Indien aan de besluitvorming van het college van kerkrentmeesters minder dan drie leden deelnemen, is een besluit van het college slechts rechtsgeldig,
- wanneer, bij deelname door twee kerkrentmeesters, één ambtsdrager, daartoe aangewezen door de kerkenraad, aan de besluitvorming heeft deelgenomen.
- wanneer, bij deelname door één kerkrentmeester, twee ambtsdragers, daartoe aangewezen door de kerkenraad, aan de besluitvorming heeft deelgenomen.
GEBOUWENCOMMISSIE
Voor het beheer van de kerkelijke gebouwen in Creil heeft het college van kerkrentmeesters een gebouwencommissie die zorgt voor de dagelijkse zaken. Een lid van de gebouwencommissie heeft ook zitting in het college van kerkrentmeesters en de overige leden worden benoemd door het college van kerkrentmeesters.
FUNCTIES COLLEGE VAN KERKRENTMEESTERS
Het college wijst uit zijn midden een voorzitter en een secretaris aan. Het college wijst een administrateur aan. De administrateur woont de vergaderingen van het college bij en heeft daar een adviserend stem. Op hem/haar is het bepaalde in ord. 4-2 betreffende de geheimhouding van toepassing. De administrateur is bevoegd betalingen te doen namens de gemeente, met inachtneming van het door de kerkenraad vastgestelde beleidsplan en de begroting, tot een maximaal bedrag van € 6000,- per betaling. Alle rekeningen worden zowel door de administrateur als door de Voorzitter van het College van Kerkrentmeesters geparafeerd. Voor betalingen boven dit bedrag zijn voorzitter en administrateur of secretaris en administrateur gezamenlijk bevoegd.
DOELSTELLING 2018 – 2022
Kerkdiensten in Creil en Espel te behouden met gezamenlijk op een gezonde financiële basis.
MATERIëLE EN FINANCIëLE AANGELEGENHEDEN
Het beheer van de gezamenlijke materiële en stoffelijke zaken geschiedt gemeenschappelijk.
De coördinatie van de gezamenlijke administratie is in handen van een administrateur.
De kerkgebouwen en de pastorie behoren toe aan de Protestantse gemeente Creil-Espel.
De kerkelijke vrijwillige bijdragen (kerkbalans) worden niet apart per dorp geregistreerd, maar komen op een rekening.
Uit de vorige boekjaren kan de volgende trend worden vastgesteld:
De uitgaven die moeten worden gedaan voor de dagelijks gang van zaken als pastoraat en gebruik van de gebouwen en voldoen aan de verplichtingen die worden opgelegd door hogere organen, leidt tot een jaarlijkse toename van de kosten met gemiddeld ca 3%.
De inkomsten uit Kerkbalans en uit collecten lopen nog terug, dus moeten we goed alert blijven. Het kerkbezoek wordt niet groter en vermoedelijk gaat er ingeteerd worden op het vermogen, waardoor er minder rente-inkomsten zijn. Waar nodig zal het College van Kerkrentmeesters voorstellen aan de kerkenraad doen om de begroting sluitend te krijgen.
FINANCIEEL BELEID
Uitgangspunt voor het beleid van het College van Kerkrentmeesters zal zijn, het handhaven van de situatie tot het moment van wijziging van predikantplaats. Op dat moment zal de situatie opnieuw beoordeeld worden.
LASTEN
Na analyse van de lasten is gebleken dat er besparingen nodig zijn. Een strak begrotingsregime dient te worden gehandhaafd.
BATEN
Als vertreksituatie moet worden gesteld dat de trend van afnemende inkomsten zal moeten worden gecompenseerd met dalende kosten.
HUUR EN OPBRENGST GEBOUWEN
In Espel wordt geen huur meer ontvangen voor de bijgebouwen. Voor de kerkzaal wordt nog wel huur gevraagd aan mensen die niet bij onze kerk aangesloten zijn.
In Creil wordt, doordat de zalen zijn vernieuwd, meer huur ontvangen. De huur wordt iedere drie jaar verhoogd met een geïndexeerd percentage.
RENTEBATEN
Deze zijn lager dan de afgelopen jaren.
BEGROTING, COLLECTEROOSTER, JAARREKENING EN ADMINISTRATIE
De administratie wordt zodanig gevoerd dat een effectieve controle mogelijk is en een goede rapportage kan worden gedaan aan het college van kerkrentmeesters, de kerkenraad, de gemeente en de hogere organen van de PKN.
Uiterlijk de eerste week van november wordt door het college van kerkrentmeesters met de kerkenraad en met de diaconie overlegd over de begroting en het collecterooster voor het komende kalenderjaar, zodat goedkeuring door de daartoe bevoegde organen tijdig kan plaatsvinden.
Het college van kerkrentmeesters legt jaarlijks voor 1 maart de jaarrekening van het afgelopen jaar aan de kerkenraad voor. Elk jaar wordt voor de vaststelling van de jaarrekening door de kerkenraad, de financiële administratie van de gemeente gecontroleerd door een door de kerkenraad aan te wijzen accountant of twee andere onafhankelijke deskundigen. In plaats daarvan kan de controle verricht worden door of namens een provinciaal college van advies zoals is vastgesteld door de PKN. Voorts gelden de bepalingen die door de PKN t.a.v. begroting, collecterooster jaarrekening en administratie worden (zijn) vastgesteld.
INRICHTING ADMINISTRATIE
Stand van zaken per 1 januari 2005.
De administratie wordt gezamenlijk verwerkt.
FINANCIEEL
Per dorp worden de gelden, die worden gegenereerd door de actie Kerkbalans, niet afzonderlijk geadministreerd en ontvangen.
De opbrengsten uit de solidariteitskas worden niet apart per dorp geadministreerd.
De administratie verzorgt de uitgaven en ontvangt de overige inkomsten als collecten etc.
BOEKHOUDING
De financiële administratie wordt geadministreerd met het programma Mifas. Per jaar worden aangeboden de uitgewerkte bankboeken. Er is boekhoudkundig wel verbinding met een begin- en een eindbalans.
LEDENADMINISTRATIE
De ledenadministratie en de bijdrage administratie wordt gedaan met het Landelijk Registratie Programma.
Archivering: Archief van de gemeente Creil – Espel wordt bewaard in de kelder van de Ontmoetingskerk in Creil.
BELEID ADMINISTRATIE
Omdat wij op weg zijn een PKN gemeente te worden dienen wij onze administratie in te richten conform richtlijnen van deze organisatie. We hebben binnen onze gemeente iemand gevonden die onze administrateur kan helpen met het installeren van nieuwe programma’s.
FINANCIEEL STATUS QUO
Omdat we de afgelopen jaren flink geïnvesteerd hebben in de gebouwen is onze financiële situatie flink veranderd. In Espel is door de overdracht van de bijgebouwen aan de stichting MFC een vrij stabiele situatie ontstaan. De gemeente betaald een geïndexeerd bedrag per jaar voor gas, water en elektriciteit. Verder zijn er geen grote onkosten meer voor het onderhoud van het gebouw, omdat het kerkgebouw de laatste jaren behoorlijk is gerenoveerd.
BIJDRAGEN LEVEND GELD
Er verdwijnen regelmatig door overlijden en door overschrijving steeds weer goedbetalende gemeenteleden. En we krijgen er maar enkele nieuwe gemeenteleden bij. Door deze ontstane situatie moeten wij met minder gemeenteleden de begroting sluitend zien te krijgen. Het zou goed zijn om een bewustwordingsproces op gang te brengen, zodat de jongeren en ook andere gemeente-leden binnen onze gemeente zich beter bewust worden van de financiële verplichtingen die de kerk heeft en daarop hun vrijwillige bijdrage afstemmen.
KERKCOLLECTEN
De collecte voor de kerk loopt al enige jaren terug. Kijkend naar de kerkgang is vast te stellen dat de belangstelling voor de diensten steeds minder wordt en dat daarom de opbrengsten ook minder zijn. Ook is nog niet duidelijk wat de verandering van 3 naar 2 collecten tot gevolg heeft.
SUBSIDIES EN BIJDRAGEN
Overwogen moet worden de inkomsten verder te vergroten met één of meer collectes. Gedacht kan worden aan een biddag- of dankdagcollecte.
Gelden ten behoeve van groot of normaal onderhoud kunnen waarschijnlijk voor een groot deel niet worden gegenereerd uit de begrotingen voor de komende vijf boekjaren. Wanneer er zich in enig boekjaar zaken van grote omvang zullen voordoen, zullen de daarvoor benodigde middelen moeten worden gegenereerd uit separate acties.
